L’inventaire du fonds est d'abord réalisé à l’Académie d’architecture par des chercheurs sous la coordination de Claudine de Vauchier et Pieter Uyttenhove. Le résultat de ce travail est publié en 1997, dans "Académie d’architecture: catalogue des collections: Volume II: 1890-1970". Paris Académie d’architecture, 1997, pp. 168-171.
En 2001, le fonds est déposé à l’IFA, où il est enregistré sous le n° 307 AA, reconditionné et coté selon les méthodes en usage au Centre, afin d’en permettre la gestion et de pouvoir en intégrer l’inventaire dans la base de données Archivecture.
On s’est employé, autant qu’il était possible de le faire, à:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des Dossiers reconditionnés par types et par formats de documents;
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués,
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: "cote AA"),
- pointer les documents par rapport à l’inventaire originel. Les absences sont signalées dans le corps de l’inventaire et une liste récapitulative des documents manquants a été constituée.
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué:
. des initiales du nom de l’architecte (ici: PH),
. d’une abréviation désignant le type de document (DES, pour dessin; PHO, pour photographies; ARC, pour archives écrites ou imprimées),
. d’un numéro - "d’inventaire" - identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confonds pas avec celui de la notice en question). Suit enfin un numéro - parfois composé de deux séquences (pour distinguer sans doute des sous-ensembles cohérents de documents), identifiant les documents à la pièce.
Si les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les "cotes AA" peuvent donc, la plupart du temps, toujours servir à désigner des document précis…), ont par contre été ajoutés les deux systèmes de référence actuellement en usage au Centre: cotation physique par Dossiers (de type 307 AA…), références "Objet" (de type HOMBE/A/05 permettant d’identifier, indexer, informer - de manière univoque les unités documentaires du fonds).
Cotation et conditionnement:
- 307 AA 05: boîte de doc. graphiques, imprimés et photos;
- 307 AA 10-28: pochettes de doc. à plat (format tiroir);
- 307 AA 50: pochette de doc. hors format.
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