Recherche par formulaire
Dès lors qu'un projet est décrit dans un inventaire en base de données, beaucoup des données informant celui-ci, susceptibles d'être des axes de recherches (personnes ou institutions liées au projet, lieux, dates, typologies de bâtiments, concepts historiques comme “Reconstruction” ou “Expositions internationales”, etc.) sont indexées.
Des vocabulaires contrôlant ces indexations ont été constitués afin d'optimiser les recherches.
C'est le niveau Objet 
qui est indexé, et qui est donc concerné par la plupart des champs du formulaire de
recherche, mais le système offre également la possibilité de rechercher un Dossier particulier dont on connaît la
cote, ou de lancer une recherche – un peu aléatoire – dans la description des dossiers (ou bien de croiser des critères de l'Objet
avec des éléments de descriptions du Dossier…).
Conseil : un dossier d'archives ne donne pas toujours toutes les informations sur un projet donné ; ne vous limitez pas à une recherche unique !
Ensemble de documents concernant un même Objet (un projet le plus souvent) rassemblé dans une même unité physique de conditionnement (un dossier : une chemise, un rouleau de plan, une pochette en polyester, une maquette, etc.).
Cette unité porte une « Cote Dossier ».
Les différents types de champs :
- Choix multiples dans un champ : les champs de recherches avec menus déroulants permettent de sélectionner plusieurs termes (opérateur par défaut = OU) ;
- Champs de recherche de type plein-texte : la recherche en plein texte ne trouve que des mots entiers. Pour une recherche sur une séquence de lettres, vous devez utiliser la troncature *. Ex : dans le champ Mot(s) du titre, une recherche sur *ecole* (ou école*) ramènera les titres contenant le mot « écoles » au pluriel ; sans les astérisques, la même recherche ne ramènera que les titres contenant « école » au singulier (le moteur reconnaît les cxaractères accentués : vous pouvez écrire indifféremment « école » ou « ecole »). Si vous voulez chercher plusieurs termes l'opérateur par défaut est ET, mais vous pouvez également utiliser les autres opérateurs (ET, OU et SAUF, toujours en majuscules), les opérateurs + et -, ou les masques et troncatures (*, '''').
Entre les différents champs, l'opérateur par défaut est ET.
Commentaires propres à certains champs :
Onglet “Quoi ?”
- Exclure le fonds Hennebique de la recherche : ce fonds est constitué de très nombreux dossiers techniques (environ 30000) concernant des interventions souvent mineures. Certaines questions amènent de nombreuses réponses issues de ce fonds, souvent non pertinentes. C'est pourquoi il est possible d'exclure ces réponses de la liste de résultats. Cependant, le fonds est très riche (grande collection de photos de chantier, dossiers sur des édifices remarquables). Si l'on choisit de le faire apparaître dans les résultats, il faut savoir que de nombreux dossiers ne comportent pas le nom de l'architecte, et que celui-ci n'est donc souvent pas indexé. Une recherche uniquement par le nom de l'architecte ne fera donc, dans ce cas, pas apparaître ces dossiers.
Onglet “Cotes et références”
Cet onglet est utile si vous connaissez déjà les références exactes de ce que vous cherchez…
Objet/Référence Objet
Rappel : l'Objet, est la principale unité documentaire dans l'inventaire d'un fonds (projet d'architecture ou unité de type « pièces personnelles »). Les inventaires sont classés dans l'ordre alphanumérique des Références Objets.
Cette référence est en général constituée de :
- l'abréviation du fonds (cinq lettres)
- le code de chapitre (une lettre)
- une séquence date (2 ou 4 chiffres de l'année de début du projet)
- le numéro d'ordre du projet à l'intérieur de la séquence date (x = le ixième projet commencé dans l'année de référence).