L’inventaire du fonds a été publié en 1997, dans 'Académie d’architecture: catalogue des collections: Volume II: 1890-1970', pp. 42-55.
En 2001, le fonds est déposé à l’IFA, où il est reconditionné et coté selon les méthodes en usage au Centre, afin d’en permettre la gestion et de pouvoir en intégrer l’inventaire dans la base de données Archivecture.
On s’est employé à:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des 'Dossiers' reconditionnés par types et par formats de documents; un soin particulier a été apporté aux croquis et dessins sur calques fragiles qui ont été disposés recto-verso dans des pochettes en polyester cloisonnées par des feuilles de papier; toutes les plaques de verre ont été scannées afin de pouvoir en produire des copies papier pour la consultation et préserver ainsi ces objets fragiles..
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués,
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: 'cote AA');
- pointer les documents par rapport à l’inventaire originel (les absences ont été signalées dans le corps de l'inventaire).
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué:
. des initiales du nom de l’architecte (ici: EB),
. d’une abréviation désignant le type de document (DES, pour dessin; PHO, pour photographies; ARC, pour archives écrites ou imprimées),
. d’un numéro - 'd’inventaire' - identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confonds pas avec celui de la notice en question). Suit enfin un numéro - parfois composé de deux séquences (pour distinguer sans doute des sous-ensembles cohérents de documents), identifiant les documents à la pièce.
Si les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les 'cotes AA' peuvent donc, la plupart du temps, toujours servir à désigner des document précis…), deux systèmes de référence ont par contre été ajoutés au Centre:
- cotation physique par 'Dossiers' (de type 265 AA…),
- références 'Objet' (de type BEAUD/A/35… permettant d’identifier, indexer, informer - de manière univoque - les unités documentaires du fonds, que celles-ci soient de types 'projets' ou 'pièces personnelles').
Cotation et conditionnement du fonds après traitement:
- 265 AA 01: boîtes d'écrits (jusqu'à 26 c 37 cm);
- 265 AA 02: boîtes de photos (jusqu'à 26 c 37 cm);
- 265 AA 10 à 18: boîtes de doc. graph. et albums (jusqu'à 55 x 65 cm);
- 265 AA 30 à 83: pochettes de doc. graphiques (jusqu'à 90 x 125 cm);