L'inventaire est établi sur la base du catalogue produit par l’Académie d’architecture 'Catalogue des collections', vol. II: 1890-1970.
Le fonds a fait l'objet d'un retraitement qui a consisté à:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des Dossiers (= articles) reconditionnés par types et par formats de documents,
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués;
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine (voir plus bas) dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: cote AA:);
- pointer les documents par rapport à l’inventaire originel (les lacunes constatées sont signalées dans le corps de l’inventaire).
Par ailleurs toutes les plaques de verre ont été scannées afin de pouvoir en produire des copies papier pour la consultation et préserver ainsi ces objets fragiles.
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué:
. des initiales du nom de l’architecte,
. d’une abréviation désignant le type de document (DES, pour dessin; PHO, pour photographies; ARC, pour archives écrites ou imprimées),
. d’un numéro d’inventaire identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confond pas avec celui de la notice en question),
. suit enfin un numéro - parfois composé de deux séquences (pour distinguer sans doute des sous-ensembles cohérents de documents), identifiant les documents à la pièce.
Si les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les cotes AA peuvent donc, la plupart du temps, toujours servir à désigner des document précis…), deux systèmes de référence ont par contre été ajoutés :
- des cotes de Dossiers (de type 296 AA ...),
- des références Objet (de type ABREV/C/33/2) permettant d’identifier, indexer, informer - de manière univoque - les unités documentaires du fonds.
Cotation et conditionnement:
271 AA 01-02: boîtes de plaques de verre (jusqu'à 26 c 37 cm);
271 AA 10-20: pochettes de doc. (jusqu'à 90 x 125 cm);