Le fonds est composé de trois catégories d’archives:
- les écrits, la documentation, les documents graphiques et les photographies cotés et inventoriés par l’Académie d’architecture avant leur dépôt à l'Ifa (publiée dans le 'Catalogue des collections: Vol. II: 1890-1970', pp. 248-267),
- une importante bibliothèque personnelle et les archives dites 'archives Denise Lods' (cotées par P. Uyttenhove hors du système de cotation de l'Académie),
- des tirages photographiques et des ouvrages de références, arrivés en vrac, sans cote.
METHODE DE CLASSEMENT
Comme tous les fonds provenant de l'Académie d'architecture, le fonds Lods a fait l'objet, à l'Ifa, d'un retraitement qui a consisté dans les opérations suivantes:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des Dossiers (ou articles) reconditionnés par types et par formats de documents,
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués,
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine (voir plus bas) dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: cote AA),
- pointer les documents par rapport à l’inventaire d'origine (les lacunes constatées sont signalées dans le corps de l’inventaire).
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué ainsi:
- les initiales du nom de l'architecte (ici: ML),
- une abréviation désignant le type de document (ADM pour les papiers administratifs, ARC pour les archives, AUD pour les documents audios, DOC, pour la documentation, DOS pour les dossiers administratifs, ECR pour les écrits, PHO pour les photographies, DES pour les dessins, PRO pour les projets ou plus exactement les documents graphiques),
- un numéro d’inventaire identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confond pas avec celui de la notice en question),
- et enfin un numéro (parfois composé de deux séquences pour distinguer des sous-ensembles cohérents de documents) identifiant les documents à la pièce.
Les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les cotes propres à l'Académie servent donc toujours à désigner des document précis). Par contre, deux systèmes de référence ont été ajoutés:
- des cotes de Dossiers (de type 323 AA 000, c'est-à-dire composées du numéro du fonds, de l'indice de la sous-série de la cote matérielle de rangement du dossier),
- des références Objet (de type LODS/C/33/2) permettant d’identifier, indexer, informer de manière univoque les unités documentaires du fonds.
CLASSEMENT ET DESCRIPTION DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES
Marcel Lods a classé ses rouleaux de négatifs dans une série de boîtes compartimentées (couleur bordeaux), les bandes de planches contacts correspondant à ces négatifs étant quant à elles classées dans une série de classeurs. (il arrive cependant, assez exceptionnellement, que bandes de négatifs et planches contact correspondantes aient été rangées ensemble en classeur).
Lods a attribué les mêmes cotes (alphanumériques) pour repérer ces deux séries ( boîtes de négatifs et classeurs) : si nous avons respecté ce classement d'origine, on a crée des tranches de cotes différentes pour ces deux types de conditionnement (323 AA 600 à 323 AA 617 pour les classeurs, et 323 AA 700 à 323 AA 727 pour les boîtes de négatifs).
Pour les épreuves photographiques du fonds (format 18 x 24 en majorité et correspondant le plus souvent à des développements des négatifs classés dans les boîtes de rouleaux (323 AA 700 à 727), une troisième tranche de cote a été créée: 323 AA 500 à 323 AA 508.
A noter : on constate que les épreuves sans négatif ne sont pas répertoriées dans le catalogue de l'Académie.
Les cotes d'origine (attribuées par M. Lods) sont indiquées dans l'inventaire (mention 'cote d'origine').
Une table de concordance, établissant la correspondance entre les dossiers d'épreuves, les classeurs de planches contact et les boîtes de négatifs (la table indique aussi les cotes d'origine) a été placée en tête de chaque classeur.
Plus de 2000 plaques de verre et négatifs souples sont rangés dans des containers métalliques, cotés 323 AA 400 à 323 AA 412.
Toutes les plaques de verre ont été numérisées afin de pouvoir en consulter des tirages papier et préserver ainsi ces objets fragiles.
On indexe normalement tous les noms de photographes quand les photographies sont signées (cachet). Même si M. Lods est probablement l'auteur de la plupart des clichés non signés, on a choisi de ne pas l'indexer en tant que photographe.
Dans la description des dossiers de photographies, les termes donnés entre guillemets ('…') sont de M. Lods.
COTATION ET CONDITIONNEMENT
- 323 AA 0001 à 0095: boîtes de dossiers (jusqu'à 26 x 37 cm);
- 323 AA 0100 à 0202: ouvrages de la bibliothèque personnelle conditionnés en boîtes (jusqu'à 26 x 37 cm);
- 323 AA 0300 à 0308: ouvrages hors format;
- 323 AA 0400 à 0413: containers de plaques de verre;
- 323 AA 0500 à 0545: boîtes de photos (jusqu'à 26 x 37 cm);
- 323 AA 0546: caisse avec des documents audio-visuels;
- 323 AA 0600-0617 et 0620: classeurs de photos;
- 323 AA 0700-0727: rouleaux de nég. conditionnés en boîtes;
- 323 AA 0800-0808: boîtes de photos (jusqu'à 55 x 65 cm);
- 323 AA 0900: classeur de doc. graph.;
- 323 AA 1000-1031: pochettes de doc. graphiques (jusqu'à 90 x 125 cm);
- 323 AA 1100-1101: pochettes de doc. hors format;
- 323 AA 1200-1204, 1206-1228: boîtes de rouleaux;
- 323 AA 1205: rouleau de plans (doc. graphiques hors format);
- 323 AA 2000-2001: objets;
- 323 AA 3000-3001: maquettes en documentation annexe).